[caption id="attachment_64153" align="alignright" width="755"] Thomé Lovato (D) e equipe da Ouvidoria[/caption]

A Ouvidoria, hoje órgão de controle que recebe e organiza manifestações da comunidade universitária, é fruto de uma evolução na forma de os órgãos públicos escutarem a sociedade - evolução que ainda acontece. Em 2007, a recomendação de órgãos superiores para que se estabelecesse o serviço de Ouvidoria repercutiu na UFSM, até que em 2009 o objetivo foi concretizado. Antes disso, o serviço era prestado de maneira informal pelo Gabinete do Reitor.

Em seus anos iniciais, as denúncias eram recebidas através do Sistema de Informação para o Ensino, o SIE, o qual tramitava todas as demandas, envolvendo queixas, sugestões, reclamações, elogios, dentre outros. Atualmente, o serviço está melhorado e sintetizado no site da Ouvidoria. As manifestações são registradas na Plataforma Integrada de Ouvidoria e Acesso à informação, Fala.BR, e as demandas são tramitadas internamente por processo administrativo eletrônico (PEN-SIE). Desde então, a Ouvidoria se consolidou como um canal de comunicação da gestão universitária (reitoria, pró-reitorias, direção de centro) com a comunidade (usuários, estudantes, técnico-administrativos, docentes, comunidade externa).

Com isso, manifestações são registradas na Plataforma Fala.BR, desde casos de assédio até curiosidades de cidadãos em geral em relação à Universidade, que possam vir a ter alguma preocupação com irregularidades. Como conta o ouvidor-geral da Instituição, Thomé Lovato: "alguém que viu um carro da Universidade estacionado em um mercado pode enviar uma manifestação para o órgão a fim de entender. Questionamentos quanto aos gastos da Universidade também são comuns".

Quando uma denúncia é recebida, é feita uma apuração para conferir a veracidade do que foi reportado. Desse modo, quanto mais detalhada for a mensagem, melhor. Com as informações, a Ouvidoria consegue se aproximar do ambiente e dos agentes em questão.

Também há casos em que a manifestação enviada é um elogio, o qual é encaminhado ao seu destinatário. Assim como nos outros dois órgãos de controle interno, a Ouvidoria igualmente precisa registrar suas atuações para a Controladoria Geral da União (CGU), através da plataforma Fala.BR.

As competências da Ouvidoria se limitam a receber e fazer a triagem da manifestação, e não julgá-la. As denúncias aceitas são encaminhadas pela Ouvidoria para apuração dos setores competentes, como a Corregedoria, a Comissão de Ética Pública, a Auditoria Interna, dentre outros.

Serviço de transparência

Thomé conta que, ao mesmo tempo, a Ouvidoria também monitora, junto às demais unidades da UFSM, informações gerais da Instituição. Como o número de refeições servidas no Restaurante Universitário (RU), os critérios que são seguidos para a distribuição, o número de moradores da Casa do Estudante (CEU), os gastos em geral da Universidade, dentre outros. “Estamos nesse processo de coletar essas informações, organizá-las, de maneira que estejam disponíveis num único local”, comenta o ouvidor.

Segundo ele, a Universidade tem cerca de 90% de suas informações disponíveis, dada a complexidade de colhê-las e organizá-las em um único local. “A ideia é que nós tenhamos um portal da transparência interno para conter as informações, de questões financeiras, de vagas, de disponibilidade, um plano de dados abertos”, explica.

Denúncias

É possível realizar uma denúncia anônima pelos canais da Ouvidoria, porém há limitações. Thomé relata que “nossa própria legislação prevê que a denúncia anônima é viável, mas quem a faz não tem o direito de acompanhar o resultado, pois não fica nenhum contato pessoal registrado”. Nesses casos, a denúncia é encaminhada à unidade responsável pela apuração, que pode abrir uma comissão de sindicância investigativa, acusatória ou, no caso da Corregedoria, um Processo Administrativo Disciplinar.

O ouvidor também reconhece que há denúncias infundadas, realizadas apenas para atacar outra pessoa, feitas por quem quer se defender de uma acusação, por exemplo. Do mesmo modo, podem ocorrer casos em que não há manifestações formais, mas sim queixas recorrentes de forma informal. Com isso, são abertas investigações, com entrevistas e visitas in loco, para comprovar o ocorrido. Em casos de materialidade evidente, de ameaça à vida ou situações graves, como racismo e assédio sexual, o Gabinete do Reitor é sempre comunicado. O reitor pode determinar à Corregedoria juízo de admissibilidade, bem como outras medidas para proteger a vítima, como o afastamento cautelar do acusado, o qual também pode ser encaminhado para atendimento psicossocial ou outra medida restaurativa.

Em caso de suspeita de incidente mental do investigado ou de que ele não possuía capacidade de compreender a ilicitude do ato, é encaminhado para perícia da junta médica oficial. Se for constatada a incapacidade de autodeterminação, que são os casos de inimputabilidade, não é legalmente possível aplicar punição, a qual é substituída por outras medidas, como afastamento ou encaminhamento para tratamento de saúde. “Tem situações em que a pessoa já está com um transtorno psiquiátrico grave, então tratamos como caso de saúde e informamos isso a quem foi prejudicado por ela, mas também não temos o poder de polícia, todos os nossos procedimentos são internos”, afirma Thomé. Ele conta também que o processo precisa ser ágil, mas, nas condições atuais, não há toda a agilidade necessária para tomar uma atitude imediata, devido à quantidade diárias de manifestações: a média é de cinco por dia.

Ainda, Thomé salienta que todos os processos são sigilosos, mas entende o medo de quem denuncia de ser exposto, pois o processo será tramitado e tratado. Há casos em que a equipe da Ouvidoria precisa decidir qual é o status da denúncia, devido às ambiguidades. Por exemplo, já ocorreu de o denunciante se classificar como anônimo, mas na denúncia descreve seu cargo e função. Também há a possibilidade de uma pessoa se passar por outra na hora da denúncia, ação que abre precedentes. “Recebemos ligações de pessoas querendo saber como está tal denúncia anônima, mas não podemos dar respostas. O sigilo e a confidencialidade são fundamentais nessas questões”, esclarece.

Mediação de conflitos

Com as redes sociais, é comum ver mensagens de ameaça à vida decorrentes de discordância de pensamentos, sejam eles políticos, sociais, ideológicos ou de qualquer outra natureza. Com isso, a Ouvidoria realiza um trabalho de mediação de conflitos, quando esses casos repercutem na convivência na Universidade. “Nós conseguimos mostrar que é possível conviver com as diferenças e temos tido êxito”, acredita Thomé. Esse trabalho é realizado pelo ouvidor substituto, Odirlei Vianei Uavniczak.

A mediação ajuda a minimizar um pequeno conflito que pode tomar proporções maiores. “Nós temos realmente uma quantidade enorme de conflitos não resolvidos que, muitas vezes, ao não serem tratados no início, pequenos conflitos podem virar conflitos bem mais graves e gerar, inclusive, um processo disciplinar, porque pode acontecer até uma materialidade, um crime”, alerta Thomé.

Nesse sentido, a Ouvidoria realiza movimentos para estar mais próxima de pró-reitorias e outros órgãos da gestão, visto que a prática da mediação era outrora realizada por eles. “A mediação de conflitos em si, historicamente, é um papel atribuído ao gestor, estava implícito na atividade do gestor. Só que tem atingido complexidades novas hoje”, aponta o ouvidor. Thomé exemplifica ao mencionar pequenas atitudes, como um bater forte na porta ou elevar o tom de voz - são sinais de que há algo muito mais grave ocorrendo. “Tal pessoa estava irritada hoje [...] é um problema que vem de outro problema”, relata.

Ele continua explicando que, em diversas situações, a origem de uma grosseria no local de trabalho vem do que a pessoa está passando em casa. Por isso, é realizado o movimento de “dar um passo para trás”, reconhecer o que houve, e se desculpar. Não é necessário mudar sua forma de pensar sobre determinado assunto, mas apenas ter a consideração de que se está em um ambiente civilizado, respeitoso, “lidando com racionalidade e com a coisa pública”.

A mediação é realizada olho a olho, com cada uma das partes ouvidas individualmente, reconhecendo suas posições no caso. Após, é a vez do encontro em conjunto, quando o mediador conhece a situação e pode sugerir alternativas. Esses momentos podem ocorrer online, para que a distância física não seja um obstáculo na busca por soluções. “Nós, na mediação, como mediadores, não vamos tentar conduzir para um lado ou para o outro. A ideia é que as partes falem o máximo possível e resolvam a dificuldade que estão tendo”, afirma o ouvidor.

Ao fim, ambas as partes assinam um termo de compromisso contendo unicamente a descrição do acordo composto pelos mediandos. O documento é anexado no processo eletrônico digital da manifestação originalmente realizada, e o reitor o homologa. Caso haja desdobramentos, outra manifestação deve ser registrada. “Felizmente, as que fizemos aqui desde o ano passado têm tido um sucesso muito grande, é uma expectativa positiva nossa”, compartilha Thomé.

Não obstante, a mediação de conflitos tem potencial na economia de recursos públicos. “Um processo administrativo da Corregedoria custa R$ 43 mil para os cofres públicos. Em muitas dessas situações, podemos tratar como mediação de conflitos, algo muito mais barato e efetivo, que evita chegar num problema maior”, aponta. Esse valor - o custo de R$ 43 mil - é despendido em razão do número de funcionários na Corregedoria, a preparação, o tempo em que deixam de atuar em outras áreas que a Universidade tem necessidade, etapas do processo que podem envolver viagens, tudo isso forma a média geral de gastos com recursos.

Quer saber mais? Ouça abaixo a entrevista que o ouvidor Thomé Lovato concedeu ao jornalista Gilson Piber no Editoria 107.9 da UniFM.

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Este texto compõe uma série de reportagens especiais sobre os três órgãos de controle interno da UFSM. Confira os textos já publicados sobre a Auditoria Interna e a Corregedoria.  

Texto: Gabrielle Pillon, acadêmica de Jornalismo, bolsista da Agência de Notícias
Artes: Daniel Michelon De Carli, designer 
Foto interna: Divulgação
Foto de capa: Ana Alicia Flores, acadêmica de Desenho Industrial, bolsista
Edição: Ricardo Bonfanti, jornalista

Quando há denúncias de irregularidades a respeito de um servidor da UFSM, é acionado um órgão chamado Corregedoria. Investigações, apurações, entrevistas, checagens de informações, tudo isso compete à unidade. Com o resultado desses esforços, são os funcionários da Corregedoria que, caso necessário, abrem o Processo Administrativo Disciplinar (PAD) contra o servidor acusado e acompanham seu andar, tudo para atender a denúncia. Esta, por sua vez, pode vir a partir da manifestação de outro órgão, a Ouvidoria, como encaminhamento da Auditoria, ou como consequência de denúncias diretamente aos diretores.

A Corregedoria também é responsável por celebrar os Termos de Ajustamento de Conduta (TAC), que consistem em um procedimento administrativo voltado para a resolução consensual dos conflitos. Esse procedimento é aplicável aos casos de infrações disciplinares de menor potencial ofensivo, conforme a Portaria Normativa CGU nº 27, de 11 de outubro de 2022, da Controladoria-Geral da União (CGU). Além disso, é responsável por emitir diversas certidões aos servidores, como a certidão negativa, dada quando o solicitante quer se aposentar, exonerar ou redistribuir para garantir que não há pendências disciplinares.

A Corregedoria da Universidade era outrora conhecida como COPSIA, a Comissão Permanente de Sindicância e Inquérito Administrativo. Até 2023, faltava uma regulamentação interna, o que a limitava a ser uma comissão permanente vinculada à Reitoria. Como fruto da iniciativa da Controladoria Geral da União (CGU) de organizar as estruturas disciplinares das instituições federais (e por iniciativa dos servidores da COPSIA), a Corregedoria da UFSM pôde, finalmente, concretizar-se enquanto órgão de controle interno. Na prática, nada mudou no trabalho realizado pelos servidores, já que a mudança foi no Regimento Geral da Instituição.

O percurso

A Corregedoria da UFSM conta com cerca de nove integrantes, sendo Josiane dos Santos Souza Borges, bacharel em Direito, a corregedora chefe. Dois dos servidores trabalham em uma secretaria responsável por receber as demandas e organizar os procedimentos, como questionamentos, consultas e registros. Importante ressaltar que todos os processos devem ser registrados em um sistema estabelecido pela CGU, o e-PAD.

Josiane traz à luz que muitos processos nem sequer são instaurados, por razão de a denúncia estar incompleta, tornando-a frágil. Por isso, frisa que quanto mais informações o denunciante fornecer, mesmo que de forma anônima, melhor será de identificar os elementos do proceder.

Em sequência, Josiane é encarregada da admissibilidade, ou seja, verificar se a denúncia possui elementos mínimos para abrir um processo acusatório. Essa etapa está relacionada com a Lei do Abuso de Autoridade (e com a responsabilidade do trabalho). A corregedora chefe explica: “também respondemos a essa lei criminal. Abrir um processo acusatório sem os mínimos elementos pode gerar um processo contra a administração, contra quem determinou a abertura”.

Se a denúncia ainda estiver muito precária, é encaminhada para as comissões dos centros de ensino e das unidades, as quais farão uma investigação preliminar e apurarão a veracidade do que foi relatado. Nesse fase, não há acusados. “Por exemplo, uma situação de professor que, na sala de aula, foi denunciado por alguém da turma, na aula de tal disciplina deste semestre. Então, vamos ao departamento, verifica-se quem é que dá essa aula, quem é que está matriculado naquela disciplina. Mesmo sendo denúncia anônima, conseguimos detectar pessoas para ouvir o que aconteceu e, se aconteceu, se foi aquele agente que causou”, compartilha Josiane.

Estrutura

Uma mudança recente na composição do órgão foi a criação de núcleo de apoio administrativo-financeiro orçamentário e de um núcleo de análise preliminar. Isso porque, quando um processo chegava na Corregedoria, vinha já pronto para ser instaurado ou arquivado por falta de elementos, sem possibilidade para o corregedor tratar melhor a demanda, conta a corregedora chefe.

Ela afirma que, com essa mudança, observa-se a situação de outro ângulo, o qual pode favorecer o TAC e um eventual processo administrativo. Através de mediações e conhecimento do caso, um novo direcionamento pode ser tomado. Logo, antes de haver uma investigação já existia o processo, agora, pode-se dar apoio. “A gente sempre teve esse olhar. Sempre tentamos minimizar o processo, porque realmente é um processo constrangedor, há muitos envolvidos, não é só o acusado, existe o denunciante também, que se expõe para denunciar”, explica Josiane.

Portanto, esse novo núcleo cuida melhor das demandas, uma necessidade que a Corregedoria já sentia e procurava aplicar nos casos. A corregedora chefe destaca a cautela como uma prática constante, visto que, por exemplo, há questões hierárquicas envolvidas, como um subordinado denunciando uma chefia.

O inquérito

A Corregedoria é vinculada à UFSM, sendo independente. Ao se tratar de hierarquias, Josiane revela: quem pode abrir processo disciplinar no Brasil é o presidente da República, o qual dá essa atribuição aos ministros de Estado, como o do Ministério da Educação. Este, via portaria, delega a função aos reitores e diretores de instituições federais e universidades.

Dessa forma, na UFSM, o corregedor envia o parecer com o pedido de instauração de PAD para que o reitor, a autoridade instauradora, possa acatar ou não. Nesse parecer, há todo o material que justifica a instauração de apuração disciplinar. “O Gabinete nunca interviu nos processos, nunca fez qualquer interferência na condição deles. Eles julgam e podem ou não julgar, concordando com o parecer da comissão designada”, complementa Josiane.

Outra mudança nesse sistema é que, após o processo ser julgado, não cabe mais recurso a órgãos superiores. Antes do decreto 11.123, de 29 de julho de 2023, era possível recorrer ao Conselho Superior da Universidade. Todavia, isso não significa que a pessoa punida administrativamente está condenada permanentemente. Ela ainda pode enviar um pedido de reconsideração ao próprio reitor, para que este possa fazer uma reanálise do julgamento.

Diferenças com o sistema judiciário

Um mesmo caso pode ser tratado tanto dentro quanto fora da Universidade, pela polícia ou Ministério Público, mas são esferas diferentes. Nesses últimos, a vítima é a parte central do caso, e na Universidade, a administração pública que é. Por exemplo, um caso de assédio moral promovido por um chefe. Na Corregedoria, o processo é tratado na escala disciplinar. Já nos órgãos judiciários, a escala é penal ou civil.

Com isso, são dois sistemas independentes um do outro, esclarece a corregedora chefe. Na esfera judicial, a situação individual da vítima é a definidora do processo. Aqui, no órgão disciplinar da Universidade ou de qualquer outra instituição, o foco é a administração pública. Isso significa que aqui o agressor é referenciado enquanto servidor público e responsabilizado pelo que fez dentro e contra a administração pública.

No caso de assédio moral, continua Josiane, o inquérito pode ser sobre uma falta de moralidade administrativa, falta de urbanidade com o outro, dentre outros enquadramentos, conforme a Lei 8.112/90, a Lei dos Servidores Públicos Civis da União, das Autarquias e das Fundações Públicas Federais. Assim, na UFSM, “a vítima não é parte do processo. Na esfera judicial, sim. Lá pode-se cobrar um dano moral, denunciar por crime, e a punição será de acordo com o previsto na legislação penal. Aqui, não. As nossas punições são a advertência, suspensão e demissão do serviço público, pelo que o servidor fez enquanto servidor e não enquanto pessoa”, afirma a corregedora chefe.

Na esfera judicial, está sendo analisada a situação da denunciante, o que ela sentiu, o quanto ela foi prejudicada. Na corregedoria, é analisado o prejuízo gerado para a instituição, como dano à imagem, por exemplo. Também é considerado o prejuízo para o serviço público, como o afastamento e os danos psicológicos causados ao servidor denunciante, pois isso impacta em seu trabalho.

Vale mencionar que ocorre colaboração entre as duas esferas. Quando a Corregedoria está lidando com um crime, tem a obrigação de encaminhar o caso para o Ministério Público, mesmo que a denúncia não tenha sido feita lá, para que ele atue no espaço que lhe compete.

Outra associação com o Judiciário é em relação à prova emprestada. Isto ocorre quando as denúncias são feitas em ambas as esferas. “O nosso viés, o nosso olhar é diferente, mas o fato é o mesmo”, contextualiza Josiane. Nesse sentido, o corregedor pode pedir materiais emprestados, como provas, perícias, relatos das testemunhas. Bem como o Judiciário solicita à Corregedoria uma cópia do processo realizado aqui, para somar ao que é feito por eles. “Fazemos essa troca quando as denúncias são em ambas as cenas, mas caminham paralelas”, explica.

Quem pode ser acusado?

Segundo Josiane, apenas servidores com vínculo com a Instituição podem ser acusados em processo administrativo disciplinar, o que exclui servidores terceirizados. Os aposentados, apesar de não terem um vínculo ativo, ainda podem responder a processos administrativos. No entanto, neste caso a única pena que pode recair é a demissão do serviço público, quando sua aposentadoria é cassada.

Tocante aos alunos, eles são submetidos ao Código de Ética e Convivência Discente. Com isso, apesar de acompanhar, a Corregedoria não cuida desses processos, os quais ficam a cargo de unidades de ensino e pró-reitorias específicas, como a Pró-Reitoria de Graduação ou a Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis, por exemplo.

Já quando acontece algo com um funcionário terceirizado, quem responde é a empresa contratante. São processos de responsabilização empresarial de pessoa jurídica, sem envolvimento da Corregedoria, mas sim da Pró-Reitoria de Administração, que faz a gestão de contratos. A partir disso, é analisada a responsabilidade da empresa por aquela conduta do funcionário.

Quer saber mais? Ouça abaixo a entrevista que a corregedora Josiane Borges concedeu ao jornalista Gilson Piber no Editoria 107.9.

Este texto compõe uma série de reportagens especiais sobre os três órgãos de controle interno da UFSM. Confira texto sobre a Auditoria Interna. Na próxima matéria será abordada a Ouvidoria. 

Texto: Gabrielle Pillon, acadêmica de Jornalismo, bolsista da Agência de Notícias
Artes: Daniel Michelon De Carli, designer 
Foto interna: Arquivo pessoal
Foto de capa: Ana Alicia Flores, acadêmica de Desenho Industrial, bolsista
Edição: Ricardo Bonfanti, jornalista

No início do ano de 2023, investidores se surpreenderam com a notícia de um erro contábil de cerca de R$ 20 bilhões no balanço da varejista Americanas. A revelação do rombo a fez entrar em recuperação judicial, com dívida na casa dos R$ 40 bilhões. Com isso, o escândalo financeiro gerou dúvidas a respeito da atuação da até então responsável pela auditoria contábil da Americanas, a PwC. Isso porque, apesar de não ser papel de uma auditoria avaliar se existem fraudes na empresa auditada, é sua função confirmar se as demonstrações financeiras encontradas estão de acordo com a realidade econômico-financeira do negócio, o que não foi o caso das Lojas Americanas.

O ocorrido traz à tona a importância de um órgão, seja público ou privado, possuir uma auditoria independente, que não sofra interferência ou conflito de interesse em seu trabalho de avaliar potenciais riscos no funcionamento operacional de uma organização. Isso é o significado de uma auditoria: uma atividade independente e objetiva de avaliação e de consultoria, desenhada para adicionar valor e melhorar as operações de organizações. A partir de uma abordagem sistemática e disciplinada, ela avalia a eficácia dos processos de gerenciamento de riscos, de controles internos, de integridade e de governança.

Uma auditoria traz segurança não só para o público que pretende investir, mas também para seus próprios membros e gestores, os quais podem estar a par da transparência do gerenciamento da instituição.

O mesmo pode ser aplicado a órgãos governamentais, em que a correta aplicação dos recursos públicos e a transparência na prestação de contas são assuntos de interesse social e perpassam cargos de gestão. Assim, a implementação e o aprimoramento de auditorias internas vêm sendo discutidos ao longo dos últimos anos, com o Decreto nº 3.591, de 6 de setembro de 2000. O texto dispõe sobre o Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, com o objetivo de avaliação da ação governamental e da gestão dos administradores públicos federais.

Onze anos depois, foi constituída a Auditoria Interna (Audin) na UFSM, através da Resolução nº 008/2011, a qual viria a ser alterada pela Resolução nº 039, de 1º de fevereiro de 2021. Desde então, a Universidade conta com um auditor-chefe e uma equipe técnica capacitada que avalia os controles internos da Instituição, utilizando técnicas de auditoria. O resultado são relatórios que geram recomendações com objetivo de melhorar os controles internos do processo que está sendo auditado. Posteriormente essas recomendações são monitoradas para que o gestor possa implementá-las.

Como é realizada uma auditoria?

O atual auditor-chefe da UFSM é Ivan Henrique Vey, professor do Departamento de Ciências Contábeis. Enquanto exerce o mandato, Ivan está afastado da função de professor, para evitar conflitos de interesse e para obedecer ao princípio da segregação de funções. O auditor salienta que a Audin é vinculada hierarquicamente ao Conselho Universitário (Consu), para que tenha independência e autonomia para realizar seu trabalho.

De acordo com o Regimento Interno, os servidores da Audin que executam atividades de auditoria interna terão livre acesso a todas as dependências da UFSM. Servidores, informações, processos, bancos de dados, sistemas e documentos estão incluídos nesse acesso, que se faz necessário para cumprimento do trabalho autônomo dos auditores.

Ivan conta que, para a identificação de quais processos serão auditados, é enviado um questionário baseado na metodologia "Coso" (modelo para avaliação de controles internos) aos gestores, a fim de que estes, junto a sua equipe de trabalho, possam respondê-lo. Trata-se de uma avaliação baseada em risco, em que há uma pontuação de acordo com as respostas dadas, classificadas em uma escala de risco (probabilidade e impacto). Após essa fase, as respostas são analisadas pela equipe de auditoria para definir os setores que apresentaram maior risco em suas atividades e processos.

A partir disso, selecionam-se os processos dentro da cadeia de valor e parte-se para uma reunião com o gestor. Neste momento, são analisados os processos internos do setor/unidade e definido qual será objeto de auditoria. Leva-se em consideração na análise a probabilidade e o impacto de um determinado evento de risco acontecer naquele processo. Definidos os processos que serão auditados e, de acordo com a capacidade de horas disponíveis dos auditores, elabora-se o Plano Anual de Auditoria Interna (Paint), para ser realizado no ano seguinte.

Neste plano estão descritos todos os trabalhos e atividades que serão desenvolvidos no ano pela unidade de auditoria interna. Após enviado para aprovação da Controladoria Geral da União (CGU), o Paint passa para aprovação junto ao Conselho Universitário (Consu). Encerrado o ano, o auditor-chefe deve elaborar o Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna (Raint), que relata todas as atividades realizadas previstas no Paint. O relatório também passa pela aprovação da CGU e posteriormente é comunicado ao Consu.

Vale lembrar que a Audin vincula-se à orientação normativa e à supervisão técnica do Sistema de Controle Interno (SCI) do Poder Executivo Federal, prestando apoio aos órgãos e unidades que o integram. Vinculada à CGU, a Audin segue as normas do Manual de Orientações Técnicas da Atividade de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo Federal e responde às solicitações do órgão superior. A CGU, inclusive, realiza suas próprias auditorias na UFSM, mas sempre em contato com a Audin para não sobrepor trabalhos.

Atualmente, todos os trabalhos são realizados no sistema e-Aud, fornecido sob licença pela CGU. Nele, tanto os auditores quanto os setores auditados podem acompanhar o processo e responder às solicitações e recomendações de auditoria. A CGU também acompanha os trâmites, pois também tem um plano de auditoria e realiza auditorias na UFSM. Nesse caso, cabe à Audin fazer a mediação entre a gestão e a CGU, isto é, analisar e repassar as demandas e também auxiliar nas respostas.

Segurança aos gestores

Devido à abrangência da Universidade e das ações aqui exercidas, os auditores precisam se familiarizar com a legislação e as complexidades da unidade auditada, bem como analisar resoluções e documentos, até estarem totalmente inteirados sobre o objeto que está sendo auditado. Isso se faz necessário também para que o auditor responsável pelo trabalho possa elaborar o planejamento de auditoria. Quem realiza esses trabalhos é a equipe técnica, constituída por servidores técnico-administrativos em educação ocupantes do cargo de auditor e/ou servidores do quadro permanente da UFSM com cargo de nível superior.

Ainda nessa fase inicial, a equipe de auditoria faz o levantamento da legislação pertinente, coleta dados, faz inspeções in loco e demais verificações que achar relevantes. Ações as quais são realizadas a fim de verificar se os controles internos daquele processo estão adequados e se obedecem à legislação vigente. Realizada a coleta de dados preliminares, elabora-se a matriz de planejamento, quando o auditor procura responder às suas questões de auditoria. “A legislação diz isso e vamos verificar quais os controles internos que estão sendo aplicados para que a mesma seja cumprida. Assim, são os controles internos que dão segurança aos gestores para que os riscos sejam minimizados ou mesmo que não aconteçam”, explica o auditor.

Passada essa etapa, é elaborado o relatório preliminar de auditoria. Nele, são apresentados os resultados decorrentes do trabalho realizado. Para tanto, o auditor tem que observar um determinado critério (situação esperada), comparar com a situação encontrada, determinar a causa (riscos e vulnerabilidades) e o efeito. Assim, faz suas conclusões e apresenta recomendações - ou não - sobre o objeto auditado. “As recomendações procuram melhorar os controles internos do processo, os quais irão dar mais segurança ao gestor”, complementa Ivan.

Após enviado o relatório preliminar, o setor auditado tem um prazo para apresentar suas contrarrazões, isto é, as respostas das recomendações que foram emitidas. Nesse momento, abre-se a oportunidade para o gestor apresentar seus pontos de concordância e divergência em relação à ação de auditoria realizada. Esse momento é também chamado de busca conjunta de soluções. A seguir, elabora-se o relatório final e, caso houver, lança-se as recomendações no sistema e-Aud, de modo que seu monitoramento possa ser iniciado. A partir de então, começa-se a contagem de prazo para que a unidade auditada apresente as ações adotadas em prol de implementar a recomendação que foi proposta.

O gestor que vier a discordar de alguma recomendação emitida pela Audin ou não implementá-la poderá solicitar a sua finalização, fazendo uso do Termo de Assunção de Risco, sempre após a segunda revisão do Plano de Providências Permanentes (PPP) da Audin. O referido pleito será analisado pela equipe técnica e supervisionado pela sua chefia. Desta forma, o gestor assume a responsabilidade dos riscos e de qualquer dano, e a auditoria encerra o processo de monitoramento. Até o momento, Ivan conta que não precisou passar por uma situação em que o gestor não implementa as recomendações a ponto de se precisar fazer um Termo de Assunção de Risco. “A Universidade e o gestor sempre conseguem chegar a um resultado final e aquela recomendação é implementada”, afirma.

Agregar valor à Universidade

Tudo que é trabalhado tem a mesma importância, segundo Ivan. Ele acrescenta que, independente da dimensão da situação observada, tem-se que corrigir as falhas e continuar, porque “o nosso objetivo é o de melhorar os controles internos e agregar valor à Instituição e à gestão”.

As conquistas de seus trabalhos permitem que a auditoria interna promova melhorias às instituições, como benefícios colhidos pela atividade de auditoria realizada. Segundo a Instrução Normativa SFC nº 10, de 28 de abril de 2020, "benefícios" são os impactos positivos observados na gestão pública a partir da implementação, por parte dos gestores públicos, de orientações e/ou recomendações provenientes das atividades de auditoria interna. Há duas categorias: o benefício financeiro e o não-financeiro.

O benefício financeiro é aquele que pode ser representado monetariamente e demonstrado por documentos comprobatórios, preferencialmente fornecidos pelo gestor, inclusive decorrentes de recuperação de prejuízos. Por exemplo, no Raint de 2021, a Audin/UFSM contabilizou um benefício financeiro: o valor recuperado aos cofres públicos foi de R$ 77.761,53.

Já o benefício não financeiro é aquele que, embora não seja representado monetariamente, demonstra um impacto positivo na gestão de forma estruturante, tal como a melhoria nos controles internos e aprimoramento de normativas e processos.

O relatório de 2021 mostra a quantidade de recomendações que geraram benefícios não financeiros e a porcentagem do que foi implementado pelos gestores no ano. Nele, pode-se observar que a repercussão maior das recomendações impactou na dimensão “pessoas, infraestrutura e/ou processos internos”, representando 91% do total de benefícios não financeiros.

Trabalho preventivo

“O risco inerente sempre vai ter. Mas, pelo menos, pode ser minimizado”, afirma o auditor-chefe. Essa foi a proposta do professor Ivan quando assumiu o cargo, em 2018: aproximar a auditoria dos gestores e da sociedade. “Tirar uma visão antiga que se tinha da auditoria interna, de que a mesma realizava uma atividade policialesca”, conta. Assim, procura-se demonstrar ao gestor que a auditoria interna é um órgão de apoio, que tem um olhar externo sobre os riscos de um determinado objeto de auditoria. “Que enxerga o que, muitas vezes, o gestor não está enxergando em seus processos rotineiros de trabalho. O objetivo é dar mais segurança ao gestor no seu trabalho”, complementa Ivan, que vê a comunicação como crucial nesse processo, mesmo com os trabalhos realizados sendo do conhecimento de todos e estarem disponíveis no site da Audin/UFSM.

Nessa linha, antes do início dos trabalhos, é realizada uma reunião preliminar com as partes envolvidas para que tomem conhecimento do objeto que será auditado, bem como para tirarem dúvidas de como proceder e, assim, transmitir aos demais servidores e setores envolvidos sobre o evento.

Participar de reuniões com gestores quando um determinado evento de risco é observado também é trabalho preventivo, o qual “tem aproximado a auditoria interna com a comunidade acadêmica na busca de melhoria dos controles internos”, relata Ivan.

Ademais, o auditor-chefe ressalta a boa relação com a Reitoria como importante para o desenvolvimento dos trabalhos. Ele conta que a Administração Central entende a importância da auditoria e como ela pode lhe conferir maior segurança nos seus processos. Um exemplo disso é que desde 2018, quando Ivan assumiu, a gestão alocou mais três novos servidores para o setor. “É possível manter um bom relacionamento com a gestão sem perder a independência da auditoria”, entende Ivan.

Para além de auditar: o serviço de consultoria

Essa relação com a comunidade universitária pode ser aprofundada em uma consultoria, um outro serviço prestado pela Audin e que está em desenvolvimento. A atividade, que começou no mandato de Ivan, não gera cobrança, visto que quem a solicita é a própria unidade ou gestor. Prioridade, relevância e risco são os critérios para executar uma consultoria.

Nela, os auditores oferecem caminhos e apoio para as unidades que desejam melhorar algum aspecto de seu controle interno. Entretanto, esse é o limite da atuação da auditoria: “a decisão sempre é do gestor, a auditoria nunca vai ser a gestão. Nós podemos dizer o melhor caminho, o que tem que ser, mas quem decide é o gestor”, enfatiza.

A relação com demais órgãos: processos administrativos-disciplinares

É preciso entender que a auditoria não é um órgão disciplinar, mas sim de avaliação dos controles internos, já que o órgão responsável por isso é a corregedoria da UFSM. Muito embora possa haver colaboração: como quando um determinado trabalho de auditoria ajuda a identificar determinada responsabilidade disciplinar de um ou mais servidores.

Nesses casos, a Audin apenas recomenda que sejam apuradas as responsabilidades. Assim, a gestão analisa e envia para a corregedoria para providências. Desta forma, uma auditoria pode sugerir uma investigação disciplinar e que este trabalho seja da corregedoria. Esta, utilizando suas técnicas, irá investigar se houve ou não determinada responsabilidade disciplinar levantada pelo trabalho de auditoria.

Do RU ao Enade: as auditorias atuais

Como explicado anteriormente, as auditorias são realizadas simultaneamente e divididas entre os auditores, que atualmente são cinco. Devido ao tamanho da equipe, não se pode auditar todos os processos existentes na Universidade. Em 2023, estão previstas a realização das seguintes auditorias:

● Encargos docentes (em andamento);
● Auditoria financeira integrada com auditoria de conformidade (finalizada);
● Contrato Restaurante Universitário (em andamento);
● Operacionalização do Enade (finalizada);
● Gerenciamento de programas de bolsas de iniciação científica e de inovação tecnológica (em andamento);
● Avaliação institucional (em andamento).

As auditorias já finalizadas se encontram no site da Audin, obedecendo ao princípio da transparência. Lá também podem ser encontrados todos os relatórios realizados pela auditoria interna da UFSM. Destes, o auditor-chefe destaca a auditoria na moradia estudantil, finalizada em 2020. Ele conta que esta ação foi priorizada e incluída no Paint 2020 devido à análise de riscos elaborada pela Audin, em que se entendeu que o objeto auditado (a moradia estudantil) apresentou nível de risco “altíssimo”, condição capaz de impactar negativamente o atingimento dos propósitos da Instituição. Da análise dos controles internos sobre a moradia estudantil, foram emitidas 20 recomendações. Destas, 19 ainda estão em monitoramento.

Pela complexidade do objeto auditado, muitas ações do órgão responsável, a Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis (Prae), estão em andamento. Ivan relata que a Audin tem realizado diversas reuniões com a pró-reitoria, orientando a implementação das recomendações.

Outros trabalhos citados pelo auditor-chefe e já realizados são: gestão patrimonial da UFSM; gestão de frota de veículos oficiais da Instituição; transparência no relacionamento da Universidade com as fundações; evasão e retenção discente; concurso e seleção docente; governança e transparência, dentre outros. “Importante é que os gestores estão sendo muito receptivos com os resultados das nossas auditorias”, comenta Ivan.

Mudança de cultura

Ao mirar na eficiência, eficácia e efetividade, a auditoria interna da UFSM auxilia a Instituição a chegar mais perto de suas metas de aperfeiçoamento em ensino, pesquisa, extensão e inovação. “Estamos em um processo de mudança de cultura. Nós buscamos agregar valor, auxiliar o gestor para que ele tenha mais segurança nos seus atos. Não só avaliar os controles internos, mas melhorá-los”, conclui o professor.

Quer saber mais? Ouça abaixo a entrevista que o auditor Ivan Henrique Vey concedeu ao jornalista Gilson Piber no Editoria 107.9.

Este texto compõe uma série de reportagens especiais sobre os três órgãos de controle interno da UFSM. Nas próximas matérias serão abordadas a Corregedoria e a Ouvidoria. 

Texto: Gabrielle Pillon, acadêmica de Jornalismo, bolsista da Agência de Notícias
Artes: Vinícius Gumisson, acadêmico de Desenho Industrial, bolsista da Unidade de Comunicação Integrada
Foto interna: Arquivo pessoal
Foto de capa: Ana Alicia Flores, acadêmica de Desenho Industrial, bolsista da Agência de Notícias
Edição: Ricardo Bonfanti, jornalista