A Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN) da UFSM divulga a Instrução Normativa nº 003, de 28 de dezembro de 2023, que estabelece procedimentos para a formalização de Manuais Institucionais Administrativos enquanto anexos de Atos Normativos no âmbito da Universidade. 

A IN, que vigora a partir desta terça-feira (2), disponibiliza regras e modelo para uma padronização dos Manuais Institucionais Administrativos, definidos como o conjunto de procedimentos, instruções e/ou orientações que devem ser cumpridas pelas unidades administrativas da UFSM e/ou responsáveis às quais o instrumento se dirige.

A intenção, com a publicação da IN, é alinhar tanto a parte técnica quanto as questões relacionadas à comunicação. Para isso, o documento dispõe sobre a estrutura e formatação dos manuais, bem como demais informações relacionadas.

Para fins de otimização das rotinas institucionais e padronização documental, um modelo de manual institucional em formato editável, atendendo aos requisitos mínimos de padronização, está disponível no site da Coordenadoria de Planejamento Administrativo (COPLAD/PROPLAN).

Aconteceu na tarde desta quinta-feira (9), no Salão Imembuí, no prédio da Reitoria da UFSM, uma reunião de trabalho entre os servidores da Pró-Reitoria de Planejamento (Proplan), do Centro de Processamento de Dados (CPD) e da Coordenadoria de Comunicação Social, que integrarão a estrutura da Proplan após a reestruturação. O pró-reitor de Planejamento, Rafael Lazzari, destacou que a reunião de trabalho foi uma demanda dos próprios servidores, e objetivou o compartilhamento de informações, visando a uma maior integração. "Nós temos que ocupar os espaços institucionais, e isso tem a ver com o nosso dia a dia", disse.

Lazzari apontou que, em um cenário de pós-pandemia, marcado por dificuldades orçamentárias, reestruturações de órgãos institucionais e outros desafios, é preciso, a partir de um olhar sobre os setores, sobre a estrutura da Proplan, trabalhar de forma cada vez mais integrada, com diálogo, sem retrabalho, com vistas a atender as necessidades da Instituição. "É dialogando que vamos crescer", enfatizou, acrescentando que os servidores cada vez mais serão desafiados a trabalhar de forma integrada.

A integração foi a tônica das falas da vice-reitora, Martha Adaime, e do reitor, Luciano Schuch, ambos presentes à abertura do encontro. Martha lembrou de sua passagem pela Proplan, e afirmou que a recente reestruturação da Pró-Reitoria de Graduação (Prograd) foi inspirada no trabalho realizado pelo grupo do Planejamento. A vice-reitora se disse satisfeita por ver que o grupo agora vê a Proplan de maneira diferente, integrada à Comunicação e ao CPD. "A integração dos atores para o caminho que queremos seguir é fundamental", ressaltou.

Já o reitor elogiou o trabalho que vem sendo feito pela Proplan em todas as suas ações, e afirmou que a tendência é haver, cada vez mais, mais pessoas trabalhando no mesmo setor, melhorando a estrutura, por isso a importância da integração, de cada um parar para pensar no seu papel no todo, fazendo mudanças para impactar a sociedade. "A Proplan tem que ser o pulmão que vai dar ritmo à Universidade", disse Schuch. O reitor também destacou também como a diminuição no orçamento da Universidade acaba afetando a todos, com a diminuição de trabalhadores terceirizados dando apoio junto às coordenadorias. Nos últimos anos, 269 servidores e 400 terceirizados deixaram de trabalhar na Universidade. 

Após as falas, houve explanação sobre o trabalho desenvolvido pelo CPD, Coordenadoria de Comunicação Social, Coordenadoria de Projetos e Convênios (Coproc), Coordenadoria de Planejamento Informacional (Coplin), Coordenadoria de Planejamento e Avaliação Institucional (Coplai), Coordenadoria de Planejamento Administrativo (Coplad) e Coordenadoria de Planejamento Econômico (Coplec). Foram apresentados resultados e objetivos de cada coordenadoria, visando à integração com os demais setores da Proplan, de forma que seja cada vez maior a busca por melhores resultados para a Universidade.

Texto: Tatiane Paumann, acadêmica de Jornalismo, voluntária da Agência de Notícias
Edição: Ricardo Bonfanti, jornalista

Nesta sexta-feira (29), o Conselho Universitário (CONSU) aprovou as propostas de reestruturação administrativa dos centros de Tecnologia (CT), Educação Física e Desportos (CEFD), Educação (CE) e Ciências Sociais e Humanas (CCSH). As propostas fazem parte do projeto de Modernização Administrativa da UFSM, processo que tem por objetivos o mapeamento e a otimização dos processos da universidade, com a implantação de um modelo de gestão baseado em processos, alinhado com a tecnologia da informação (TI) e novas ferramentas de gestão, atingindo as metas do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI).

A Modernização Administrativa está em andamento desde 2017, quando a proposta foi apresentada à comunidade acadêmica. Na etapa atual, as Unidades de Ensino se reestruturarão a partir da integração das secretarias de curso, secretarias de departamento e de pós-graduação. O processo concentrará serviços que atualmente são realizados em diversos setores espalhados entre os departamentos das unidades em uma estrutura mais horizontal, com o intuito de trazer mais agilidade e eficiência na resolução das demandas.

“A universidade aumentou seu tamanho, com um maior número de cursos e, por isto, precisa de uma estrutura administrativa mais robusta, que fortaleça a estrutura dentro das unidades de ensino”, afirma o reitor da UFSM, professor Luciano Schuch, que também lembra que a experiência de secretarias integradas já é uma realidade nos campi fora de sede e nos colégios da universidade.

Na modernização administrativa da UFSM, todas as unidades de ensino adotarão uma estrutura-padrão já definida, com autonomia para ajustes de acordo com as especificidades internas. Além de repensar a estrutura administrativa a fim de adaptar a universidade aos processos digitais, busca-se garantir o atendimento de qualidade à comunidade acadêmica em um cenário de não-reposição de alguns cargos técnico-administrativos em educação.

O reitor lembra que a proposta de uma estrutura-padrão já foi apresentada e discutida em 2019, sendo aprovadas nos conselhos superiores da UFSM. Entretanto, o processo foi suspenso devido ao decreto do governo federal que extinguiu algumas funções gratificadas, atingindo diretamente o funcionamento das estruturas administrativas das unidades. Outro fator que dificultou a continuidade do processo foi a pandemia de Covid-19.

Após o processo eleitoral de 2021, a nova gestão retomou as discussões sobre a reestruturação nas unidades de ensino, em reuniões entre os diretores das unidades, seminários e diálogo com os departamentos e coordenações dos cursos.  O reitor destacou que o diálogo e o comprometimento das direções de unidade permitiu a construção de uma proposta com maturidade para chegar à aprovação. As demais unidades de ensino deverão ter suas reestruturações aprovadas ainda em 2022. A reitoria espera que todas as unidades estejam reestruturadas em até dois meses.

A Modernização Administrativa também atingirá as pró-reitorias. No final da última gestão foram aprovadas as reestruturações das pró-reitorias de Graduação e Extensão. A expectativa agora é pela discussão da estrutura da Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa (PRPGP), a reestruturação da Agittec, que será transformada em Pró-Reitoria de Inovação e, após, as demais pró-reitorias (PRA, PRAE, PROPLAN, PROINFRA).

Reportagem: Davi Pereira
Fotografia: Solange Prediger – Assessoria de Comunicação do Gabinete do Reitor

A Coordenadoria de Planejamento Administrativo (COPLAD) da PROPLAN divulga, no mês de maio de 2019, o Manual de Estruturas Organizacionais da Universidade Federal de Santa Maria, documento que reúne conceitos referentes aos tipos de departamentalização, assim como, seus princípios, critérios e metodologia.

O documento também apresenta esclarecimentos sobre cargos de direção, funções gratificadas e, claro, sobre estrutura organizacional, abordando a Metodologia de Estrutura Tríplice, que divide a estrutura organizacional em três categorias: estrutura de base permanente, estrutura semipermanente ou órgãos colegiados e estrutura temporária.

O Manual visa à padronização, modernização e profissionalização da gestão institucional, além de oferecer orientações técnicas para a criação, organização e reestruturação de unidades organizacionais da universidade, e está disponível para consulta da comunidade acadêmica no site de Arquitetura Organizacional da PROPLAN.

A Coordenadoria de Planejamento Administrativo da Pró-Reitoria de Planejamento (COPLAD/PROPLAN) informa que para realizar a atualização cadastral da UFSM e suas unidades/subunidades nos sistemas estruturantes da Instituição (SIE e SIORG), deverá ser observado o procedimento detalhado no Memorando-Circular 003/2019 em anexo.

A Coordenadoria de Planejamento Administrativo (COPLAD) da Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN) disponibiliza o E-Book Atos Administrativo na Universidade Federal de Santa Maria. Tal documento foi elaborado com o intuito de oportunizar a divulgação e a padronização dos Atos Administrativos na Universidade Federal de Santa Maria, abordando as informações consideradas mais relevantes sobre a administração pública, gestor público, princípios e poderes administrativos, serviços públicos, atos administrativos, bem como, noções a respeito de processo administrativo.

O E-Book Atos Administrativo na Universidade Federal de Santa Maria está disponível na página da COPLAD.