A UFSM vem passando por um processo de modernização administrativa que impactará positivamente nas unidades da Instituição (pró-reitorias, órgãos de apoio, suplementares e executivos, bem como unidades de ensino). O trabalho teve início em junho de 2017, motivado pela necessidade de busca da excelência na gestão universitária. Atualmente o projeto encontra-se em sua quarta fase, de otimização dos processos e estruturas. Alguns resultados já são perceptíveis.

O pró-reitor de Planejamento da UFSM, Frank Leonardo Casado, relata que, em seis décadas de existência, a UFSM tem experimentado diferentes enfoques e práticas gerenciais, resultado de mudanças internas e externas à Instituição. Este ambiente dinâmico, segundo ele, leva à necessidade de melhoria e inovação da estrutura organizacional existente. "Fator importante também é romper com paradigmas contraproducentes, além da necessidade do acompanhamento da própria evolução da gestão pública, com a importância da implementação da governança no contexto institucional", destaca.

Assim, buscando a excelência na gestão universitária, o Projeto de Modernização Administrativa da Reitoria da UFSM tem como principais objetivos o mapeamento e otimização dos processos da UFSM; uma mudança de cultura, através da implementação de um novo modelo de gestão baseado em processos, alinhamento com a tecnologia da informação (TI) e modernas ferramentas de gestão; definição de um modelo de dimensionamento de pessoal e de competências; redesenho organizacional; e a implementação da gestão arquivística.

O projeto de modernização já mapeou e validou, até meados de maio, 667 subprocessos e atividades, que foram agrupados em 24 macroprocessos da Instituição. Os processos mapeados e validados, disponíveis no Portal de Processos, estão auxiliando a elaboração das propostas de reestruturação das unidades.

As próximas fases do projeto consistem na implementação de uma reestruturação das atuais unidades, inclusive para atender às recentes exigências legais do contexto nacional, como a extinção de cargos em comissão e funções gratificadas (ver abaixo), corroborando para a necessidade de uma reestruturação organizacional da UFSM, de forma que continue ofertando serviços de qualidade com uma estrutura mais enxuta. Também está prevista a implementação da gestão por competência na gestão de pessoas; da gestão arquivística em cada processo mapeado; da gestão de riscos estratégicos e operacionais; e da gestão da informação e do conhecimento para a tomada de decisão.

Essas fases, conforme o pró-reitor, estão desencadeando a reformulação das competências de unidades administrativas e exigindo a capacitação da comunidade acadêmica. "A reestruturação poderá trazer impactos qualitativos – frutos da manutenção e melhoria dos serviços ofertados, com uma estrutura mais enxuta – e quantitativos, podendo ser observados pela economia gerada pela melhoria de processos, tais como a diminuição do tempo de execução", relata Frank. Um exemplo é o processo de afastamento eventual, que já foi otimizado na UFSM.

Medidas do governo alteram o processo

O trabalho de modernização administrativa teve seu andamento alterado devido a medidas recentes do governo federal. Ainda em 2018, o Decreto nº 9.262 extinguiu 30 cargos na UFSM e vedou a abertura de concurso público para 332 servidores técnico-administrativos em educação (TAEs). Já o Decreto nº 9.725, de 12 de março de 2019, cortará 354 funções de função gratificada (FG) níveis 4 a 7. Atualmente, a UFSM conta com 937 funções gratificadas e cargos de direção, devendo passar para 583 a partir de 1º de agosto, quando o decreto entrará em vigor.

Além destes há ainda o Decreto nº 9.739/2019, que revogou determinação de 2009, passando a exigir o cadastro da estrutura no Sistema de Organização e Inovação Institucional do Governo Federal (Siorg). Para que a estrutura organizacional da UFSM esteja corretamente informada no Siorg, terá que sofrer alterações significativas, enquadrando-se à legislação federal, principalmente no que diz respeito às estruturas das coordenações de curso de graduação e de pós-graduação, que contam com a designação de Função Comissionada de Coordenação de Curso (FCC), função esta exclusivamente utilizada para remunerar coordenação acadêmica, ou seja, não se pode exercer coordenação administrativa.

Desse modo, estas coordenações de cursos não podem ser consideradas unidades administrativas, de acordo com a Lei 12.677/2012. "Deverá ser revista a posição das secretarias dos cursos, pois, atualmente, encontram-se subordinadas às coordenações de cursos. Além disso, o decreto que extingue as FGs também exige o repensar da estrutura destas secretarias, pois essas estruturas utilizam em sua maioria as FGs que serão extintas", observa Frank.

Assim, estes decretos alteraram o andamento do trabalho de modernização administrativa, no sentido de ampliação do escopo: inicialmente estava focado na Reitoria, mas hoje também estão sendo trabalhadas as unidades de ensino. Além disso, o prazo de entrega da proposta de reestruturação deve ser adequado aos prazos estabelecidos nos decretos. 

O pró-reitor ainda salienta que a proposta de reestruturação, que deveria tomar por base os processos devidamente otimizados, deverá, além disso, enquadrar-se à nova realidade do contexto nacional, ou seja, adaptando-se às disponibilidades de FGs e cargos de direção (CDs) atuais, visto que só se pode criar uma unidade organizacional com a sua respectiva chefia (FG e/ou CD), e como serão extintas 354 chefias, a estrutura deverá ser ainda mais enxuta.

Como é hoje e como deverá ser

A estrutura da UFSM atualmente pode ser considerada como de departamentalização heterogênea, conforme a teoria administrativa, pois apresenta unidades que perpassam praticamente todos os tipos do que seria uma departamentalização horizontal, isto é, composta por estruturas agrupadas por funções/atividades, serviços/produtos, especialidade/especialistas e, inclusive, por ato normativo legal. Além disso, também há todos os níveis de gestão da departamentalização vertical: estratégico, tático e operacional.

Para o pró-reitor de Planejamento, o principal problema da estrutura atual da UFSM não é o fato de ser departamentalizada ou heterogênea, e sim, a confusão conceitual que se criou culturalmente na Instituição de que cada atividade ou tarefa deve ser executada em uma unidade administrativa específica, resultando em estruturas extremamente segmentadas, o que dificulta a visão do todo, inclusive na execução das atividades dos processos, quando analisados na íntegra, pois cada setor só domina a sua parte no processo.

E qual seria o modelo ideal para a Instituição? O Manual de Estruturas Organizacionais da Universidade Federal de Santa Maria, recentemente lançado (ver abaixo), traz conceitos presentes na literatura mundial sobre o tema e, principalmente, referências de modelos estruturais encontrados em instituições federais de ensino superior: a departamentalização vertical ou hierárquica e a departamentalização horizontal. Porém, segundo o pró-reitor, o que se pretende é padronizar tais estruturas, no sentido de definição de níveis de gestão, e organizar o desenvolvimento das atividades rotineiras da melhor maneira possível, levando em consideração os processos já mapeados, até se adquirir a maturidade suficiente para definir uma estrutura baseada no modelo por processos.

O modelo por processos, inclusive, está previsto no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) 2016-2026: “Para tornar-se uma Instituição moderna, sem contrariar os aspectos legais, éticos e morais, a UFSM deverá basear a sua gestão organizacional em alguns basilares, quais sejam: um sistema de compliance eficiente e uma arquitetura organizacional fundamentada em metodologias modernas, coerentes com os anseios da comunidade interna e externa e dentro do conceito de gestão por processos”.

A intenção é que a departamentalização na UFSM siga, em ordem de prioridade, dois critérios. O primeiro deles é a integração: quanto mais as atividades trabalham integradas, mais razão há para ficarem no mesmo departamento. Neste sentido, processos e atividades com alto grau de integração, interdependência ou semelhança, devem preferencialmente ficar no mesmo departamento. Desta forma, a divisão do trabalho entre as equipes proporciona o aprendizado organizacional, maior integração, compartilhamento de soluções e atividades, bem como a melhor coordenação de processos correlatos. Outro critério é a diferenciação: de regra, as atividades diferentes quanto à natureza devem ficar em departamentos separados.

"Uma mudança estrutural é um processo longo, pois envolve a mudança de cultura organizacional, envolve mudanças que impactam na vida das pessoas", analisa Frank, acrescentando que a mudança será advinda da padronização das unidades e subunidades, de acordo com suas competências e processos, corrigindo possíveis distorções entre a denominação da estrutura, a denominação da autoridade e o nível de cargo.

Por enquanto, a estrutura organizacional da UFSM não sofreu alterações decorrentes do Projeto de Modernização, visto que a quarta fase, que aborda a otimização dos processos e estruturas, ainda está no início. Além disso, algumas das propostas de reestruturação tiveram de ser remodeladas devido aos decretos governamentais. As mudanças, enfatiza Frank, deverão estar de acordo com os prazos determinados por tais decretos.

Manual de Estruturas Organizacionais da UFSM

A Coordenadoria de Planejamento Administrativo (Coplad) da Proplan lançou em maio o Manual de Estruturas Organizacionais da UFSM, documento que reúne conceitos referentes aos tipos de departamentalização, assim como seus princípios, critérios e metodologia, visando à padronização, modernização e profissionalização da gestão institucional, além de oferecer orientações técnicas para a criação, organização e reestruturação de unidades organizacionais da universidade.

O documento também apresenta esclarecimentos sobre cargos de direção, funções gratificadas e sobre estrutura organizacional, abordando a Metodologia de Estrutura Tríplice, que divide a estrutura organizacional em três categorias: estrutura de base permanente (no caso da UFSM, pró-reitorias, Gabinete do Reitor, unidades de ensino, etc), estrutura semipermanente ou órgãos colegiados (conselho, comissão permanente e comitê) e estrutura temporária (programa, projeto, comissão temporária e grupo de trabalho).

De acordo com Frank, o documento serve como ferramenta conceitual para auxiliar os gestores na definição das unidades e subunidades pelas quais são responsáveis, auxiliando na (re)construção das competências destas, das atribuições dos chefes e dos processos que estão sob responsabilidade das unidades e subunidades ou em que estas participem.

"Consideramos o manual não como resultado do trabalho de reestruturação, mas como material de apoio para subsidiar a construção de propostas que considerem aspectos políticos aliados às questões técnicas e legais que precisam ser atendidas", avalia.

O manual e outras informações estão disponíveis para a comunidade acadêmica no site de Arquitetura Organizacional da Proplan.

Comunidade acadêmica envolvida na reestruturação

A reestruturação administrativa da UFSM está sendo trabalhada em conjunto com a comunidade acadêmica. Todas as unidades estão discutindo suas estruturas, com acompanhamento da equipe do Projeto de Modernização. Os dirigentes das unidades – de ensino e administrativas – participam ativamente das discussões, visando alcançar a estrutura que melhor atenda às demandas da comunidade universitária, considerando todo o contexto da Instituição e a legislação vigente.

O pró-reitor de Planejamento, juntamente com a equipe da Coplad, tem se reunido com as unidades e subunidade da UFSM, explicando a metodologia proposta no manual de estruturas e disponibilizando os processos mapeados/validados do setor, para facilitar as discussões e o redesenho da estrutura organizacional das unidades.

A partir deste material e do primeiro encontro, as equipes estão se reunindo, discutindo internamente e elaborando suas propostas, para apresentá-las à Proplan até este mês de junho. De posse destas propostas, a equipe analisará se estão de acordo com a metodologia trabalhada no manual, com os processos validados na Instituição e com a disponibilidade de FGs e CDs da Universidade.

A partir da consolidação das propostas encaminhadas, a Proplan validará a proposta de cada unidade e/ou encaminhará uma contraproposta com as adequações necessárias até que se obtenha uma proposta final a ser encaminhada aos Conselhos Superiores da Instituição, para análises e discussões, até a obtenção da homologação de tais propostas. 

Texto: Agência de Notícias

Foto: Raquel Elise de Moraes/Arquivo