• Atas de comissões, conselhos, juntas, comitês e demais modalidades de colegiados que deliberam sobre assuntos acadêmicos e administrativos, tais como colegiado de curso, conselho de centro, conselho departamental, etc.;
• Editais de processos seletivos para servidores, estudantes e comunidade externa, tais como: processo seletivo docente, processo seletivo de estudantes bolsistas para participação em projetos, processo seletivo de ingresso e reingresso, etc.;
• Todos os atos normativos como: Resoluções, Portarias e respectivas Apostilas, Instruções normativas, ordem de serviço, etc.

Para acessar o Tutorial para o cadastro de documentos digitais avulsos no Portal de Documentos UFSM, clique AQUI.

Segue listagem com alguns processos (os mais comumente solicitados) e o seus respectivos documentos necessários para a abertura dos mesmos:

• Abono de permanência
• Adicional de Insalubridade e Periculosidade
• Aposentadoria voluntária
• Auxílio Funeral
• Auxílio Pré-escolar
• Averbação de tempo de contribuição
• Certidão de Tempo de Contribuição
• Incentivo à qualificação

Inclusão de Nome Social:

• Alunos de Graduação
• Alunos de Pós-Graduação

• Isenção do Imposto de Renda
• Pensão civil
• Perfil Profissiográfico Previdenciário

• Segunda-feira: 08h30min (saída do Protocolo)
• Quarta-feira: 08h30min (saída do Protocolo)

Os procedimentos adotados atendem às diretrizes  da RESOLUÇÃO Nº 31, DE 28 DE ABRIL DE 2010, do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, que dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes

A adequada aplicação dos instrumentos arquivísticos,  quando coordenada, resulta em agilidade e segurança no acesso à informação, contribui com a transparência e modernização administrativa e otimiza recursos de armazenamento e infraestrutura.

A Assessoria não contempla a realização operacional dos procedimentos da gestão documental, a qual compete às unidades/subunidades. Por isso, é requisito para que seja realizada a prestação do serviço a disponibilização de:

• Pessoal – para execução prática das atividades, mediante treinamento por parte da DATAS. O andamento das atividades será conforme a disponibilidade da equipe destinada.

• Infraestrutura – para realização da organização dos documentos. Dependendo da demanda será necessário: estações de trabalho, computadores, impressora, scanner, acesso à rede, mobiliário, material de expediente e condições adequadas no ambiente a ser trabalhado.

A DATAS não dispõe de pessoal para aplicação prática das ações, apenas equipe para prestar as orientações, treinamentos, acompanhamento e supervisão do trabalho conforme cronograma pré-estabelecido. A unidade que contar com um Arquivista em seu quadro de pessoal deverá contatar o mesmo para a assessoria arquivística, que deve ser realizada em consonância com as normativas emanadas pelo Departamento de Arquivo Geral.

A Assessoria Arquivística está dividida nas seguintes etapas:

• Visita técnica;
• diagnóstico de arquivo;
• plano de ação;
• supervisão arquivística;
• manutenção da gestão documental.

Após o preenchimento do formulário de solicitação de Assessoria Arquivística, a unidade/subunidade deverá aguardar o contato da equipe da DATAS, que irá agendar a primeira visita técnica conforme as demandas e prioridades do setor.

Orientação Técnica nº 01/2019 – DATAS

• Pesquisa de projetos
• Pesquisa de documentos
• Fonte (acervo fotográfico e textual)
• Instrumentos de pesquisa

Desta forma você terá uma noção preliminar dos conjuntos documentais mais adequados ao seu tema de pesquisa e poderá visualizar as imagens dos documentos já digitalizados.

Atendemos aos pesquisadores internos e externos da UFSM, a solicitação da pesquisa pode ser feita por e-mail, contato telefônico ou pessoalmente no balcão da Divisão de Arquivo Permanente.

OBS: O Departamento de Arquivo Geral (DAG/UFSM) informa, por meio do Ofício-Circular nº 01/2026, que o acervo arquivístico atingido pelas chuvas de 30 de abril de 2024 encontra-se em processo gradual de recuperação técnica. Em razão das medidas emergenciais de preservação adotadas (congelamento), o acesso e o atendimento a solicitações de documentos podem ocorrer de forma progressiva, conforme a localização e a recuperação do material.

A Divisão de Protocolo é o órgão gestor do contrato, sob a responsabilidade dos servidores:

Contrato: Tiago Tagliapietra – tiago.tagliapietra@55bet-pro.com

Postagens: Macleine Pereira Gracioli e Wagner Serafini dos Santos

Telefone: (55) 3220-8233

Na ECT, os representantes são:

Agência Universitária dos CORREIOS: Gerente: César Augusto Devicari – rsacuniversitaria@correios.com.br 

Telefone:
(55) 3290-6147

Assistente Comercial dos CORREIOS: Rafael Severo da Silva – RafaelDaSilva@correios.com.br

Telefone: (53) 93300-2332

AVISOS:

As correspondências estão sendo postadas nos seguintes dias e horários:

• Terça-feira: 15 hrs (saída do Protocolo)
• Sexta-feira: 15 hrs (saída do Protocolo)

Elas devem ser entregues na Divisão de Protocolo ao menos 1 hora antes do envio para o preparo das mesmas.

O remetente da correspondência deve sempre colocar o endereço completo da UFSM e da sua respectiva unidade/subunidade e não endereço particular.