Para tornar um evento acessível, uma série de cuidados precisam ser tomados, tanto com relação ao cuidado com a pessoa com deficiência quanto com a forma que será realizado o cerimonial e a escolha do lugar em si.

Com relação ao local, é preciso prestar atenção aos itens abaixo:

• Ambiente espaçoso;
• Com rampas e corrimões, principalmente na entrada e saída;
• Banheiro com barras móveis;
• Piso tátil;
• Alto falantes.

Com relação ao planejamento e organização do evento:

• A cadeira do lado dos espaços reservados para a pessoa usuária de cadeira de rodas deve ser reservada para o seu acompanhante;
• Separe lugares de acordo com a necessidade da pessoa. Como no caso de pessoas que necessitam de intérprete de libras, que precisam que ninguém passe na frente para que não haja falha ou barreira na comunicação;
• Pense se o local é acessível por transporte público, e se o mesmo conta com acesso às pessoas com deficiência;
• As vagas no estacionamento devem estar bem sinalizadas e reservadas para pessoas com deficiência, localizadas próximas à entrada;
• Placas e cartazes produzidos com tamanho legível;
• Deixe pessoas destinadas para atender esse público específico, que pergunte quais são suas necessidades e como deseja ser auxiliado, caso precise;
• Consulte o palestrante para verificar se a apresentação é acessível, provendo o necessário para tal caso não seja;
• Peça os slides aos palestrantes, para que a pessoa cega possa utilizar o leitor de tela do celular, e para isso o local deve possuir internet disponível;
• A mesa do coffee break deve estar em lugar com circulação (nunca em cantos).

Com relação à comunicação:

• Nas mídias sociais, faça a descrição das imagens postadas, seja na própria descrição ou na aba destinada ao texto de apoio (Veja como fazer no Guia de Mídias Sociais);
• Ao postar vídeos ou exibi-los em eventos, atente-se para que os mesmos sejam legendados para pessoas com deficiência auditiva e que haja uma pessoa qualificada descrevendo o vídeo de uma cabine através do equipamento adequado para as pessoas cegas;
• No próprio formulário do evento, insira opções para marcar a suas deficiências, mas não apenas isso, deixar um espaço editável para que o indivíduo possa expressar quais são suas demandas, caso as precise;
• Ao enviar um e-mail, o faça sem imagem ou com descrição da mesma.

• Os cerimonialistas e quaisquer pessoas que venham a falar no microfone devem fazer uma apresentação/descrição de como parecem fisicamente e o que estão vestindo;
• Faça a descrição do local e de que lugar dentro do mesmo se está falando;
• Fale a frase “Eu estou aqui” fora do microfone, para que a pessoa cega possa se localizar no espaço, isso vale para qualquer pessoa a utilizar o microfone;
• Contratar um tradutor de libras (Veja como solicitar este serviço no site da Coordenadoria de Ações Educacionais).
  

• Ao falar com pessoa usuária de cadeira de rodas, fique no mesmo nível, sente ao lado ou se abaixe;
• Pergunte antes de ajudar, e como ajudar;
• Ao falar, olhe para a pessoa, e não para o seu intérprete ou acompanhante;
• Chame a pessoa pelo nome;
• Se tiver medo de fazer algo, não faça e diga isso à pessoa.

Mais informações sobre acessibilidade estão disponíveis no site do Núcleo de Acessibilidade da CAEd.